Wie kann man Notizen vom Dateisystem in die Datenbank bringen/transferieren?

Stand: 09.01.2026

Die Notizen werden standardmäßig im Dateisystem abgelegt im Verzeichnis NOTE parallel zum <server-etc>-Verzeichnis. Sie können aber auch in der Datenbank liegen. Diese Einstellung kann über den enaio Administrator erfolgen. Die Informationen, welches Object welche Notiz hat, stehen unabhängig von der Ablage-Art (Dateisystem oder Datenbank) in der Datenbank. Auch die Verlinkungen stehen in der Datenbank. Im enaio Administrator wird immer nur die aktuelle Einstellung angezeigt. Man kann daraus nicht schließen, ob es einen Mischbetrieb gibt, siehe:
Wie sind die Notizen und Verlinkungen in der Datenbank abgebildet? oder auch
Wie kann man erkennen, ob die Notizen im Dateisystem oder der Datenbank liegen?.

Vorteile/Nachteile:

Ablageart	Vorteil	Nachteil

Ablageart	Vorteil	Nachteil
Dateisystem	Die Notizen können beliebig groß werden. Die Grenze ist das Text-Datei-Format.	Bei Mehrserversystemen mit mehreren Servergruppen müssen die Notizen permanent abgeglichen werden. Das passiert nicht automatisch! Bei Serverumzug muss zwingend das NOTE-Verzeichnis übertragen werden.
Datenbank	Die Daten sind von allen Servergruppen erreichbar - ohne Abgleich. Die Daten sind nachvollziehbar und immer verfügbar. Bei Serverumzug muss nichts beachtet werden.	Die Texte sind begrenzt auf Datenbank Text-Feld-Länge. In früheren Versionen war dies stark beschränkt. In den aktuellen Version ist das Textfeld maximale Datenbanklänge, also bis zu 8000 Zeichen.

Wichtig: Das Umstellen der Ablage führt lediglich dazu, dass neue Notizen oder Änderung von Notizen anders abgelegt werden. Es erfolgt kein automatischer Transfer. Alle Daten, die vor der Anpassung erstellt wurden, bleiben erhalten und an dem Ort, an dem sie erstellt wurden. D.h. bei Umstellung von Dateisystem auf Datenbank sollten die vorhandenen Notizen transferiert werden. Ansonsten hat man einen Mischbetrieb und man muss immer auch das Dateisystem abgleichen und bei Serverumzug kopieren.

Ablagestruktur:

Dateisystem:

Das Verzeichnis NOTE wird bei Installation festgelegt. Die Information steht in der Datenbank. Der Pfad kann analog WORK-Verzeichnis geändert werden: Wie kann man das WORK auslagern bzw. auf einen anderen Pfad umziehen?

Tabelle REMARKS: enthält alle Notizen (egal welche Ablagestruktur) mit Information, wo die Notiz zu finden ist (Dateisystem oder Datenbank)
Tabellen OBJECTx, REGISTERx, STAMMx: enthalten die Anzahl an Notizen und Links.

siehe auch Wie sind die Notizen und Verlinkungen in der Datenbank abgebildet? oder
Wie kann man erkennen, ob die Notizen im Dateisystem oder der Datenbank liegen? .

Struktur im Dateisystem:
NOTE\<Haupttyp hexadezimal>\<Untertyp hexadezimal>\<letzte beiden Zeichen der ID der Notiz hexadezimal>

Beispiel:
ID der Notiz = 1841 (hex: 731), Haupttyp = 3 (hex: 03), Untertyp = 13 (hex: 0D)
= NOTE\03\0D\31\00000731.txt

Datenbankablage:
siehe auch Handbuch "Systemhandbuch DMS" ab S. 85 oder help-Seiten.

Tabelle REMARKS: enthält alle Notizen (egal welche Ablagestruktur) mit Information, wo die Notiz zu finden ist (Dateisystem oder Datenbank)
Tabelle OSREMARKTEXT: enthält die Notizen, die in der Datenbank stehen
Tabelle HYPLINK: enthält alle Verlinkungen zwischen den Objecten
OBJECTx, REGISTERx, STAMMx: enthält die Anzahl an Notizen und Links.

siehe Wie sind die Notizen und Verlinkungen in der Datenbank abgebildet? oder auch Wie kann man erkennen, ob die Notizen im Dateisystem oder der Datenbank liegen? .

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Einstellen, dass die Daten in der Datenbank liegen sollen:

enaio Administrator starten.
im Menü auf "Einrichtung, Gesamtsystem, Notizen" gehen.
Hier die Einstellung entsprechend anpassen von “Dateisystem” auf “Datenbank”:
Ein Neustart des Applikationsservers und aller Kerndienste ist ratsam.
Ab jetzt werden alle Notizen mit der neuen Einstellung gespeichert, also Mischbetrieb. D.h. alle neu erfassten Notizen und Änderungen. Die vorhandenen Notizen müssen noch übertragen werden und die Anzeigeinformation muss neu berechnet werden, siehe nachfolgend.

2. Transfer der Daten von Dateisystem auf Datenbank:

bis enaio Version 8.50 konnte das Skript 01 verwendet werden.
ab enaio Version 9.00 sollte das Skript 02 verwendet werden und anschließend zwingend die Neuberechnung der Notizen ausführen. Grund ist eine Änderung in der Tabellenstruktur. Vorher gab es nur 1 Feld für Notizen und Verlinkungen, nun gibt es 2 Felder dafür.

3. Anzeigeinformation aktualisieren:

Dazu müssen alle Tabellen angepasst werden, egal ob es Notizen gibt oder nicht. Es ist eine Neuberechnung der Felder für Notiz und Link nötig. Wenn dieser Schritt nicht ausgeführt wird, kann es sein, dass die Notizanzeige nicht stimmt, z. Bsp. es steht 1 bei Anzahl, tatsächlich gibt es aber 5 oder es gibt ein Notiz-Icon aber keine Notizen werden angezeigt.

Anpassung ausführen:

enaio Administrator starten
Im Menü bei "Einrichtung, Gesamtsystem, Zusätze" axacsysc.dll hinzufügen.
Nach Bestätigung mit "OK" im Menü die automatischen Aktionen aufrufen. Hier steht nun die Systemprüfung zur Verfügung. Aus dem Drop-Down auswählen und mit "hinzufügen" der Liste hinzufügen.
die Systemprüfungen konfigurieren:
alles abwählen bis auf "Verknüpfungen neu berechnen":

Wichtig: Es darf nichts anderes angehakt sein !!
Die Einstellung mit OK bestätigen.
Empfehlung: Start-String generieren und als geplanten Task ausführen

Wichtig:
1. vorher sollte die Datenbank gesichert werden. Bei größeren Datenmengen (>100 Mio. Objekte pro object/register/stamm-Tabelle) kann es zu längeren Laufzeiten kommen.
  Bei Oracle ggfls. die Archive-Logs deaktivieren.
2. Die automatische Aktion axacsysc.dll wurde ab enaio 9.10 umgebaut, damit sie als geplanter Task laufen kann. Es darf nur “Verknüpfungen neu berechnen” angehakt sein.
  - Bei älteren Versionen (bis enaio 9.10) die DLL aus DB-5276 verwenden. Es gibt eine, die 50.000er Schritten und eine, die in 1 Mio. Schritten vorgeht.
  - bei allen Versionen größer 9.10 wird automatisch blockweise alles bearbeitet. Chunkwert/Blockgröße = maximale Trefferzahl lt. enaio Enterprisemanager.
3. Vor dem Start Admin-Flow-Log auf Level 0 aktivieren. Dann wird geschrieben, an welcher Stelle der Job ist.

Danach sollten die Notizen wieder angezeigt werden.

4. Download

für enaio bis Version 8.50:

ab enaio Version 9.00 verwenden:

Bitte beachten: Anpassungen an der Datenbank darf nur in Zusammenarbeit mit dem Support Berlin erfolgen. Jegliche eigenmächtige Anpassung kann zum Erlöschen des Support-Anspruches führen.