Welche Möglichkeiten gibt es zu dearchivieren?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente von einem Langzeitarchiv (NetApp, iCas, Festplatte) wieder zu dearchivieren. Wichtig ist dabei, dass eine Retentionszeit gesetzt sein kann. Das Dokument kann damit u.U. nicht vom Archivmedium entfernt werden.

Wichtig ist vorher zu klären: Warum möchte/muss man dearchivieren? Ist es evtl. ein Umzug eines Archivmediums? Oder wurde aus Versehen zu viel archiviert (z. Bsp. weil Dokumente archivierbar gesetzt waren, die die nicht hätten archivierbar gesetzt werden dürfen). Gibt es andere triftige Gründe? Gibt es eine Retentionszeit (und sind die Dokumente ggfls. schreibgeschützt).

Standardmäßig gibt es kein Log mit Ausnahme Mediendearchivierung. Ältere Versionen benötigen ein Verzeichnis C:\OS (das ist - meines Wissens - immer noch Fallback, falls in das Log-Verzeichnis nicht geschrieben werden kann). Das Log heißt UnArchive.txt und liegt im Admin-Log-Verzeichnis. Es wird allerdings nur bei Verwendung axacunme.dll verwendet und beinhaltet lediglich den Mediennamen und die Summen/Anzahl.

Bitte beachten: Der Einsatz des Skriptes ist auf eigene Gefahr. OPTIMAL SYSTEMS GmbH übernimmt keine Garantieen.

Möglichkeiten:

Dearchivierung mit Anfragedatei mit axacunac.dll - es wird kein Protokoll geschrieben.
Dearchivierung nach Liste (ab enaio 8.50 möglich) per axacunac.dll - es wird kein Protokoll geschrieben.
Dearchivierung einzelner Medien mit axacunme.dll - es gibt ein Protokoll mit Anzahl an Dokumente und Name des Mediums, die dearchiviert wurden.
per Skript nach Liste - es wird kein Protokoll geschrieben.
per Skript im enaio Client per "senden an"-Menü - es wird kein Protokoll geschrieben.

Punkt 4 und 5 sollte nur Administratoren zugängig gemacht werden.

Vorarbeiten:

Ermitteln, wie viele Dokumente zu dearchivieren sind.
1. Dazu die Daten ermitteln, entweder über den enaio Client und Basisparametersuche. Die Anzahl genügt. Bitte darauf achten , dass bei mehr als Mio. Dokumente die Anfrage entsprechend lange dauern kann.
  Beispiel für Ermittle alle archivierten Dokumente (egal, welcher Dokumenttyp) des Schrankes "Firma"
2. oder per Datenbank bei dateibasierten Archiven. Pro Object-Tabelle (unter Berücksichtigung Papierkorb):
  SELECT COUNT(*) FROM OBJECTx WHERE FLAG=0 AND (DELETED =0 OR DELETED IS NULL);
3. oder bei IP-adressierten Archiven (unter Berücksichtigung Papierkorb):
  SELECT COUNT(*) FROM OBJECTx WHERE FLAG=64 AND SYSTEMID<>0 AND (DELETED =0 OR DELETED IS NULL);
maximale Trefferzahl prüfen
1. enaio Enterprisemanager
Falls eine Anfragedatei verwendet wird: Anfragedatei testen, siehe Handbuch COM-Referenzen.
Beispiel - alle Dokumente vom Typ Dokument, bei denen bei Kurztext Test steht:
Falls eine Liste verwendet wird: eine Liste erstellen mit ID und Typ mit Komma getrennt. Weitere IDs mit Semikolon getrennt.
Beispiel für 1 Dokument: Ein Dokument mit der Id vom Typ 262144 soll dearchiviert werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Inhaltsverzeichnis:

1. Dearchivierung mit Anfragedatei mit axacunac.dll

enaio Administrator starten und bei "Einrichtung, Gesamtsystem, Zusätze" die DLL axacunac.dll einbinden.
danach auf "Aktionen, automatische Aktionen" gehen und "Dearchivierung" konfigurieren.
Nach "OK" kann die Dearchivierung gestartet werden.

2. Dearchivierung nach Liste (ab enaio 8.50 möglich) per axacunac.dll

analog 1. vorgehen. Lediglich bei den automatischen Aktionen die "Liste" anhaken.
Beispiel:
Nach "OK" kann die Dearchivierung gestartet werden.

3. Dearchivierung einzelner Medien mit axacunme.dll

analog Punkt 1 die DLL axacunme.dll einbinden
danach auf "Aktionen, automatische Aktionen" gehen und "Mediendearchivierung" konfigurieren.
Beispiel: Alles von Medium 0001hpt soll dearchiviert werden

4. per Skript nach Liste

das beigefügte Skript für "Dearchivierung Liste" im gewünschten Verzeichnis bereitstellen.
Dearchivierung_nachListe.vbs
Das Skript anpassen. Für die Dearchivierung sind höhere Rechte nötig, daher eine administrativen Benutzer (inkl. verschlüsseltes Passwort aus der Datenbank) eintragen und die Zugangsdaten zum Server. Zudem wird ein Log für den Aufruf der Jobs erstellt. Das gibt leider keine Hinweise, ob das Dearchivieren tatsächlich geklappt hat.
const Liste="D:\Archivierung\Tools\Liste.txt"
const oAktuell="D:\Archivierung\Tools\merkdatei.cfg"
Const username="ADMINISTRATOR"
const userpwd="passwort aus der Datenbank"
const serverip="IPAddress=10.1.1.2;TCPPort=4750"
const archivierbar=1
slogpath = "D:\Archivierung\Tools\"
...
if zaehler > 1000 then
1. Das Skript ist so konzipiert, dass es eine Anzahl x (Standardwert = 1000) versucht zu dearchivieren und dann aufhört. Es merkt sich die ID, bei der es aufgehört hat. Man kann es als geplante Windows-Task einbinden.

5. per Skript im enaio Client per "senden an"-Menü

Das beigefügte Skript für "Dearchivierung Senden an" im gewünschten Verzeichnis bereitstellen.
Dearchivierung_senden_an.vbs
Das Skript anpassen. Für die Dearchivierung sind höhere Rechte nötig, daher eine administrativen Benutzer (inkl. verschlüsseltes Passwort aus der Datenbank) eintragen und die Zugangsdaten zum Server.
Const username="ROOT"
const userpwd="passwort aus der Datenbank"
const serverip="IPAddress=127.0.0.1;TCPPort=4000"
enaio Client starten und das Skript einbinden als neue Anwendung im Desktop. Anwendung = vbs-Datei, Parameter = %i
Beispiel:
Das Dokument recherchieren, das dearchiviert werden soll und dann entweder über das Menü oder Kontextmenü der rechten Maus-Taste "Aktionen, Dearchvierung einzeln" wählen.
Wichtig: Das OK-Meldung sagt nur aus, dass der Job erfolgreich gestartet wurde. Es gibt leider keine Hinweise, ob das Dearchivieren tatsächlich geklappt hat. Das sieht man nach Aktualisierung im Client beim Dokumentstatus oder falls Fehler auftreten, im Server-Err-Log.

Wichtig! Bei allen Arten der Dearchivierung:

Bei Dearchivierung kann es zu Performance-Engpässen kommen, wenn große Datenmengen bearbeitet werden sollen. Es wird mehr Plattenplatz benötigt und die CPQueue wird u.U. gefüllt (das hängt von weiteren Faktoren ab, enaio Version oder Events ...).
Die Dokumente werden wieder ins WORK-Verzeichnis verschoben bzw. kopiert (hängt vom Archivmedium und den Rechten ab).
Der Lauf kann nicht unterbrochen werden bzw. nur mit einem enaio Dienstneustart.
Es gibt kein Log welche Dokumente dearchiviert wurden.
Wenn die Anfragedatei ungültig ist, verwendet der Server die Angaben, die gültig sind. Beispiel: Wird eine Bedingung angegeben, die Fehlerhaft ist, aber der Schrank dazu existiert. dann werden schlimmstenfalls alle Dokumente aller Ordner dieses Schrankes dearchiviert. D.h. immer die Anfragedatei vorher testen.
Die Anfragedatei kann keine Basisparameter auswerten!
Die Retentionszeiten des Archivmediums werden nicht mitgenommen.
Aufgrund Retentionszeit / Schreibschutz kann es vorkommen, dass das Dokument nicht vom Archivmedium gelöscht werden kann. Bei Verwendung des gleichen Mediums bei der Archivierung kann es dann zu Fehlern kommen, weil das Dokument bereits vorhanden ist und nicht überschrieben werden kann.
Die maximale Trefferzahl wird beachtet!

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