Allgemeines zu den Retentionszeiten

Retentionszeit ist eine Komponenten der  Löschverhinderung.

D.h. es ist der Zeitraum, in dem das Dokument nicht gelöscht werden kann und darf.

Es hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit. Es erfolgt auch kein automatisches Löschen, man muss/kann eine automatische Aktion einrichten. Das Dokument muss nicht zwingend nach Ablauf der Retentionszeit gelöscht werden. Einige aktuelle Datenschutzverordnungen erfordern den Zugriff auf das Dokument nach Ablauf der Retentionszeit zu unterbinden. 

Generell gilt:

• Es gibt verschiedene Aufbewahrungsfristen.
• Der Zeitraum ist frei wählbar.
• Gesetzlich sind bis zu 30 Jahre Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben. siehe auch: http://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist
• Die Retentionszeit wird mit dem Zeitpunkt der Archivierung gesetzt, aber die Aktivierung erfolgt unterschiedlich.
• Die Retentionszeiten werden je nach Konfiguration aktiv:
  • Bei NetApp-Modus dient LastAccess-Datum als Basis für die Retentionszeit .
  • Bei NetApp-Modus wird die Retentionszeit mit Setzen des ReadOnly-Flags aktiviert und nicht mit der Ablage im OS-Systems
  • Bei virtuellen Archivservern zum Zeitpunkt der Archivierung
• Die Retentionszeit kann verlängert, aber niemals verkürzt werden. 

Grundsätzlich gibt es 2 Wege für die Aktivierung:

1. per enaio und API die Retentionszeit setzen (betrifft alle virtuellen Archivserver)
2. per NetApp-Modus die Retentionszeit aktivieren (also direkt auf dem Archivpfad bzw. NetApp)

Der NetApp-Modus ist bei den gängigen Archivmedien möglich, wie NetApp, Fast und Celera. Bei allen anderen Medien werden die Zeiten, die für die Retentionszeit benötigt werden, per API (enaio) gesetzt.
Windows bietet keine Möglichkeit die Retentionszeit zu setzen. 

bei enaio sind diese Felder verfügbar:

• Retention:
  ab enaio 8.50: sys'retention'
  Versionen älter 8.50: #RETENTIONZEIT#
• Retention_planned:
  ab enaio 8.50: sys'retention_planned'
  Versionen älter 8.50: #PRERETENTIONZEIT#

Wichtig !!

Die Retentionszeiten werden je nach Konfiguration aktiv:

• Bei NetApp-Modus wird die Retentionszeit mit Setzen des ReadOnly-Flags aktiviert und nicht mit der Ablage im OS-Systems
• Bei virtuellen Archivservern zum Zeitpunkt der Archivierung

Bei enaio muss eingestellt werden, dass archivierte Dokumente gelöscht werden dürfen !!

Das geht über den enaio Enterprisemanager ("Servereigenschaften, Kategorie: Daten"): 

Bei Archivierung ins Filesystem (auf Festplatte) gilt: 
Es gibt keine Retention !! D.h. Das Löschen aus dem Client ist möglich und muss mit Events oder Klauseln verhindert werden.