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Welche Möglichkeiten gibt es, Dokumente zu archivieren?

Welche Möglichkeiten gibt es, Dokumente zu archivieren?

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Jul 06, 2022

Man kann die automatische Aktion axacarch.dll verwenden. Diese bietet die Möglichkeit, Dokumenttypen und seit enaio 8.50 kann man auch eine Liste hinterlegen. Alternativ kann der Server-Job std.doArchive per API aufgerufen werden. Wichtig: Das funktioniert nur für übergebene Dokumenttypen. Es werden auch alle archivierbar gesetzten Dokumente archiviert. 

Sehr oft ist es aber nötig, vorher Dokumente auf archivierbar zu setzen. Das kann mit verschiedenen Mitteln erreicht werden. Am häufigsten wird verwendet: 
Skript ausführen, das eine LISTE erstellt und dann die Archivierung mit Liste starten. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Anleitung für Einrichtung und Verwendung axacarch.dll

  1. enaio Administrator starten 
  2. bei "Einrichtung, Gesamtsystem, Zusätze" prüfen, ob axacarch.dll bereits eingerichtet ist. Falls nicht, bitte hinzufügen. 
  3. Im enaio Administrator auf "Aktionen, automatische Aktionen" gehen. Hier die Archivierung wählen und eine Konfiguration erstellen. 
  4. Dann die gewünschte Funktion konfigurieren (entweder Standard oder Liste) 
    Beispiel für Standard: Dokument und Vertrag sollen archiviert werden und im Fehlerfall soll die Archivierung abgebrochen werden. 

    Beispiel für Archivierung mit Liste: 

    Aufbau der Liste: ID,typ;ID,typ 
  5. Am besten einmal alles speichern und den enaio Administrator schließen. Damit wird die Konfiguration in der AS.CFG gespeichert.
  6. Den enaio Admininistrator starten und die Archivierung bei den automatischen Aktionen auswählen. Dann den Start-String generieren. 
    z. Bsp.:
  7. Die Aktion kann wahlweise über den enaio Admin gestartet werden, besser aber im Windows als geplanten Task einrichten. 


Beispiel BAT-Datei für eine Archivierung nach Liste:

REM Da die letzte Standardarchivierung noch laufen kann: Abbrechen und 10 Sekunden warten
echo Start List-Archivierung > C:\OSECM\server\ostemp\canceljob.$$$
timeout /t 10

start /wait %windir%\syswow64\wscript.exe C:\OSECM\AXAUTO\ARCHIVIERUNG\Liste_erstellen.vbs
C:\OSECM\clients\admin\AXAUTO.EXE /D C:\OSECM\clients\admin\aXacarch.dll /I 1 /C prod_Liste


Bitte beachten: Jeder Benutzer das Recht hat Dokumente auf archivierbar zu setzen. Die Standardarchivierung und auch der Server-Job std.doarchive archivieren standardmäßig immer den übergebenen Dokumenttyp und alles, was archivierbar gesetzt ist. D.h. es könnten auch Dokumente archivierbar gesetzt sein, die nicht den gewünschten Kriterien entsprechen. Es sollte daher eine Logik implementiert werden, die diesen Umstand umgeht. 

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